Verantwortliche: Cell Regeneration Management FlexCo, Clessgasse 22, 1210 Wien, (Art. 4 Z 7 DSGVO). Für die Verarbeitung von Patientendaten im Rahmen der ärztlichen Behandlung ist die jeweilige behandelnde Ärztin / der jeweilige behandelnde Arzt datenschutzrechtlich Verantwortliche:r.

1. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die Website reg-med.at einschließlich der Einstiegs-Domains knie-check.at und haare-check.at, die Online-Ersteinschätzungen (Knie, Haare), die Kontakt-, Rückruf- und Terminfunktionen, das zugehörige Backend (api.reg-med.at) sowie unsere Social-Media-Auftritte.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach DSGVO, DSG und TKG 2021.

2. Wie unser System aufgebaut ist

Die Seiten werden über Shopify bereitgestellt. Füllen Sie eine Ersteinschätzung aus, wird der Fragebogen zunächst in Ihrem Browser berechnet; erst mit dem Absenden Ihrer Kontaktdaten werden Antworten und Kontaktdaten gemeinsam an unser Backend übertragen. Dieses Backend (api.reg-med.at) läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH in der Europäischen Union; dort – und nur dort – werden Ihre Fragebogen-Antworten und das berechnete Ergebnis gespeichert. Bei den Ersteinschätzungen Knie und Haare wird zusätzlich ein Kundendatensatz in unserem Shopsystem (Shopify) angelegt, der ausschließlich Ihre Kontaktdaten, ein Anfrage-Kennzeichen und Ihre Newsletter-Auswahl enthält – keine Gesundheitsangaben. Das Praxisteam sieht Ihre Anfrage in einem zugriffsgeschützten Dashboard. Fordern Sie einen Rückruf an, erhält die Ordination zusätzlich eine E-Mail mit Ihren Kontaktdaten (ohne Fragebogen-Antworten).

3. Welche Daten wir verarbeiten

Kontaktdaten (Vor- und Nachname, E-Mail, Telefon, Wohnort): erhoben in unseren Formularen; gespeichert im Backend (Hetzner, EU), bei den Ersteinschätzungen Knie und Haare zusätzlich als Kundendatensatz im Shopsystem; Löschung automatisch nach 12 Monaten.

Gesundheitsdaten aus der Ersteinschätzung (Art. 9 DSGVO – Ihre Angaben zu Beschwerden, Symptomen, Befunden, Vorbehandlungen, Operationen und Zielen): erhoben in den Fragebögen Knie und Haare; gespeichert ausschließlich im Backend (Hetzner, EU) – nicht im Shopsystem und nicht in E-Mails; Löschung automatisch nach 12 Monaten.

Ergebnis der Ersteinschätzung (Ergebniskategorie): wird aus Ihren Antworten berechnet; gespeichert im Backend (Hetzner, EU); Löschung automatisch nach 12 Monaten.

Newsletter-Einwilligung (Checkbox, standardmäßig nicht angekreuzt): gespeichert im Backend, als Kennzeichen auch im Kundendatensatz; gültig bis zum Widerruf.

Interaktionsdaten (Klicks auf die Schaltflächen Termin, Anruf, Rückruf, WhatsApp, E-Mail samt Zeitpunkt): erhoben auf der Ergebnis- und Kontaktseite; gespeichert im Backend (Hetzner, EU); Löschung automatisch nach 12 Monaten.

Rückruf-Daten (Name, E-Mail, Telefon, Formular-Typ): bei Klick auf „Rückruf anfordern“; übermittelt als E-Mail an unsere Postfächer (World4You, Österreich); Löschung nach Erledigung.

Marketing- und Conversion-Daten (nur mit Ihrer Einwilligung, siehe Punkt 8): Ereignisdaten an Meta, Google und Shopify-Analytics; Speicherung nach den Fristen des jeweiligen Anbieters.

Server-Logs (IP-Adresse, Zeitpunkt, technische Anfragedaten): beim Aufruf des Backends; gespeichert auf den Hetzner-Servern (EU); kurzfristige Löschung im Rahmen der Logrotation.

Ein Upload von Befunden über die Website ist nicht vorgesehen; Befunde bringen Sie zum Termin mit.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Betrieb und Sicherheit der Website und des Backends – berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Online-Ersteinschätzung (Erstellung und Anzeige des Ergebnisses, Speicherung der Anfrage, Vorbereitung eines Termins) – Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO); Sie erteilen sie im Fragebogen vor dem Absenden und können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Anlage des Kundendatensatzes im Shopsystem zur Verwaltung Ihrer Anfrage – vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); es werden keine Gesundheitsdaten übernommen.

Kontakt- und Rückrufanfragen sowie Terminorganisation – vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), bei Gesundheitsangaben Ihre Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Auswertung der Klicks auf die Kontakt-Schaltflächen zur Funktions- und Reichweitenanalyse – berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Newsletter und Gesundheitsinformationen – Ihre gesonderte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 174 TKG 2021), siehe Punkt 9.

Online-Marketing und Conversion-Messung (Meta, Google Ads, Shopify-Analytics) – Ihre Einwilligung über den Cookie-Banner (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 165 Abs. 3 TKG 2021). Antworten aus den Gesundheitsfragebögen werden nicht an Meta oder Google übermittelt; gemessen werden ausschließlich Ereignisse (Seitenaufruf, „Ersteinschätzung abgeschlossen“, Klick auf Kontakt-Schaltflächen) samt Bereich (Knie/Haare).

Ärztliche Behandlung und Dokumentation – Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 51 ÄrzteG; Verantwortliche ist die behandelnde Ärztin / der behandelnde Arzt.

5. Online-Ersteinschätzung (Knie, Haare)

Die Ersteinschätzung ist kostenlos. Voraussetzung ist Ihre ausdrückliche Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Angaben zur Erstellung und Anzeige des Ergebnisses und zur Vorbereitung eines Termins. Das Ergebnis ist eine automatisiert, regelbasiert erstellte Orientierungshilfe ohne rechtliche Wirkung – keine ärztliche Diagnose und keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Nach dem Ergebnis können Sie selbst einen Termin online buchen (Latido), uns anrufen, eine E-Mail schreiben, um einen Rückruf bitten oder uns per WhatsApp schreiben. Bei der Rückrufbitte verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, um Sie zur Terminvereinbarung zu kontaktieren.

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Shopify International Ltd. – Bereitstellung der Website und Kundenverwaltung; verarbeitet die Kontaktdaten der Knie-/Haare-Anfragen, das Anfrage-Kennzeichen und die Newsletter-Auswahl, keine Fragebogen-Antworten (Standort USA/EU; Auftragsverarbeitungsvertrag und EU-Standardvertragsklauseln).

Hetzner Online GmbH – Betrieb der Server unseres Backends (api.reg-med.at); dort liegen alle Anfrage- und Fragebogendaten (Standort Deutschland/EU; Auftragsverarbeitungsvertrag).

World4You Internet Services GmbH – E-Mail-Hosting und Versand der Rückruf-Mails mit Name, E-Mail, Telefon und Formular-Typ, ohne Gesundheitsdaten (Standort Österreich; Auftragsverarbeitungsvertrag).

Meta Platforms Ireland Ltd. – Werbung und Conversion-Messung (Meta-Pixel und Conversions API) sowie WhatsApp; verarbeitet Ereignisdaten einschließlich gehashter Kontaktdaten (erweiterter Abgleich), bei WhatsApp-Kontakt zusätzlich Ihre Telefonnummer, Ihren Profilnamen und Nachrichteninhalte (Standort USA/Irland; Einwilligung, EU-Standardvertragsklauseln).

Google Ireland Ltd. – Werbung und Conversion-Messung (Google-Ads-Tag, Enhanced Conversions); verarbeitet Conversion- und Klick-Ereignisse, die Klick-ID (gclid) und gehashte Kontaktdaten (Standort USA/Irland; Einwilligung, EU-Standardvertragsklauseln).

Latido (patient.latido.at) – externes Terminbuchungsportal der Ordination; verarbeitet ausschließlich die Daten, die Sie dort selbst zur Terminbuchung eingeben; es gelten die Datenschutzhinweise von Latido.

BK Management GmbH – Erstellung und technischer Betrieb von Anzeigen und Online-Formularen in unserem Auftrag (Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO).

Mit allen eingesetzten Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge; bei Anbietern mit US-Bezug zusätzlich EU-Standardvertragsklauseln bzw. ein Angemessenheitsbeschluss. Eine Weitergabe Ihrer Daten zu Werbezwecken Dritter findet nicht statt.

WhatsApp Business. Sie können uns über WhatsApp kontaktieren; die Kontaktaufnahme erfolgt ausschließlich auf Ihre Initiative (Klick auf den WhatsApp-Button mit vorbereiteter Nachricht). Dabei werden Ihre Telefonnummer, Ihr Profilname und Nachrichteninhalte über WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd.) übertragen; es gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise von WhatsApp. Wir nutzen WhatsApp nur zur Terminvereinbarung und Kontaktaufnahme, übermitteln darüber keine Befunde oder Diagnosen, speichern keine Patientendaten im Adressbuch des Praxisgeräts und löschen Chatverläufe nach Abschluss der Terminvereinbarung. Bitte senden Sie uns über WhatsApp keine medizinischen Dokumente.

7. Speicherdauer und Löschkonzept

Anfragen, Fragebogen-Antworten, Ergebnisse und Klick-Ereignisse im Backend werden 12 Monate nach Erstellung durch einen automatischen Löschlauf endgültig gelöscht. Wird ein Kundendatensatz im Shopsystem gelöscht, wird über einen täglichen Abgleich auch der zugehörige Eintrag im Backend gelöscht. Rückruf-E-Mails werden nach Erledigung gelöscht.

Newsletter-Einwilligungen gelten bis zum Widerruf; danach wird ein Sperrvermerk geführt.

Rechnungsdaten bewahren wir 7 Jahre auf (§ 132 BAO). Die Cookie-Einwilligung wird 12 Monate gespeichert.

Wichtige Abgrenzung: Die Website speichert Anfragedaten von Interessent:innen, keine Behandlungsakte. Werden Sie Patient:in, gehen die relevanten Angaben in die ärztliche Krankengeschichte der Ordination über und unterliegen dort den gesetzlichen ärztlichen Aufbewahrungspflichten; die Website-Anfrage selbst wird nach 12 Monaten gelöscht.

8. Cookies, Tracking, Social Media

Nicht erforderliche Technologien werden erst nach Ihrer Einwilligung über den Cookie-Banner aktiviert; Ihre Auswahl können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Footer ändern.

Eingesetzt werden: das Meta-Pixel mit erweitertem Abgleich und Conversions API (serverseitige Übermittlung der in Punkt 4 genannten Ereignisse), das Google-Ads-Tag mit Enhanced Conversions (bei einem abgeschlossenen Formular werden gehashte E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Name übermittelt; die Klick-ID gclid wird als Cookie _gcl_aw gespeichert) sowie Shopify-Analytics. Ohne Ihre Einwilligung erfolgt keine Übertragung an Meta oder Google. Datenübermittlungen in die USA erfolgen auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln bzw. eines Angemessenheitsbeschlusses. Für unsere Facebook- und Instagram-Seiten besteht mit Meta eine gemeinsame Verantwortlichkeit für Seiten-Insights (Art. 26 DSGVO).

9. Newsletter

Die Anmeldung erfolgt über eine nicht vorausgewählte Checkbox in unseren Formularen und ist freiwillig; sie ist keine Voraussetzung für die Ersteinschätzung oder eine Terminvereinbarung. Der Versand startet erst, nachdem Sie Ihre Anmeldung über eine Bestätigungs-E-Mail (Double-Opt-in) bestätigt haben. Ihre Einwilligung wird mit Zeitpunkt und Textversion protokolliert. Jede Aussendung enthält einen Abmeldelink; ein Widerruf ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft möglich.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch sowie auf Widerruf erteilter Einwilligungen – jederzeit an . Ihnen steht ein Beschwerderecht bei der Österreichischen Datenschutzbehörde zu: Barichgasse 40–42, 1030 Wien, .

Wir passen diese Erklärung an, wenn Leistungen, Technologien oder Rechtslage dies erfordern.